部分省市的高新認(rèn)定和加計扣除，現(xiàn)場核查率越來越高，核查環(huán)節(jié)越來越細(xì)，指向越來越明確。核查重點主要抽查研發(fā)記錄等研發(fā)檔案完整性和規(guī)范性，以此判斷擬申報高新認(rèn)定和加計扣除的企業(yè)研發(fā)真實性。因此研發(fā)記錄重要性不言而喻，根據(jù)輔導(dǎo)的企業(yè)和項目的實際經(jīng)驗逐一分析。

一、如何撰寫研發(fā)發(fā)立項和變更
1、研發(fā)項目包含： 立項背景；技術(shù)方案與技術(shù)創(chuàng)新點、技術(shù)難點；研發(fā)組織形式（含工作流程、研發(fā)架構(gòu)、研發(fā)人員分工和研發(fā)項目進度安排）；研發(fā)預(yù)算；研發(fā)立項內(nèi)部審批機制。
2、研發(fā)立項重點與企業(yè)實際情況貼近和接地氣。
3、研發(fā)立項后，發(fā)生重大變化（如：技術(shù)進步或技術(shù)淘汰、預(yù)算超額等），這時企業(yè)最好重新立項以示區(qū)別原有研發(fā)立項。
4、研發(fā)立項初稿、修改過程、立項審批稿、研發(fā)立項會議討論紀(jì)要等均需要做好記錄以及保留存檔。

二、研發(fā)立項與知識產(chǎn)權(quán)關(guān)系
1、企業(yè)研發(fā)立項既有可能形成知識產(chǎn)權(quán)，一項研發(fā)可以形成多項研發(fā)成果，也有可能因研發(fā)失敗未能申請到知識產(chǎn)權(quán)。失敗的研發(fā)項目發(fā)生的研發(fā)費用可以加計扣除，也可以作為高新認(rèn)定的研發(fā)費用。失敗乃成功之母，成功的研發(fā)費用可以歸集，當(dāng)然失敗的研發(fā)費用也可以歸集。
2、研發(fā)立項與知識產(chǎn)權(quán)之間有著嚴(yán)密的邏輯關(guān)系，企業(yè)要處理好，否則很容易構(gòu)成高新認(rèn)定的申報稿致命缺陷。
3、保留知識產(chǎn)權(quán)申報、答辯材料、郵件記錄等

三、制造業(yè)的設(shè)計圖紙和軟件業(yè)開發(fā)編程與腳本記錄
1、制造業(yè)的設(shè)計圖紙初稿、設(shè)計圖紙修改過程、圖紙的審定稿均保存留檔。
2、軟件業(yè)的開發(fā)編程與腳本開發(fā)初稿、修改過程、審定稿或者開發(fā)文檔的日志均需要保存留檔。
保留以上資料證明研發(fā)的真實性，同時注意與立項邏輯匹配性。

四、配方記錄及測試記錄
1、比如醫(yī)藥行業(yè)的配方初稿、配方調(diào)整記錄、配方記錄的審定稿。
2、內(nèi)、外部測試記錄。

五、研發(fā)年度階段總結(jié)報告

六、制造行業(yè)的研發(fā)領(lǐng)料

制造行業(yè)的，無論是生產(chǎn)領(lǐng)料還是研發(fā)領(lǐng)料均需要嚴(yán)格領(lǐng)料控制程序和制度，建立材料進銷存管理制度是必不可少的控制程序，且要確保其行之有效。
材料的進銷存管理混亂或者不能準(zhǔn)確核算時，很容易成為現(xiàn)場核查人員質(zhì)疑研發(fā)領(lǐng)用材料真實性的證據(jù)之一。

七、樣品試制記錄與小批量生產(chǎn)記錄

1、試制出樣品，無論是合格的還是不合格的，實物管理至關(guān)重要，研發(fā)部門應(yīng)該建立嚴(yán)格樣品實物管理制度，統(tǒng)籌管理實物進出或登記實物去向。
2、試制或小批量產(chǎn)生的邊角料留存與管理。

八、研發(fā)人員素質(zhì)結(jié)構(gòu)
雖然高新認(rèn)定過程中已經(jīng)取消研發(fā)人員的學(xué)歷等限制，然而學(xué)歷、專業(yè)對口等仍然是衡量企業(yè)研發(fā)實力的一種表現(xiàn)?，F(xiàn)實中很多企業(yè)把許多非研發(fā)人員拿過來拼湊研發(fā)人員人數(shù)，企圖包裝過關(guān)。上述方式并不可取，其中研發(fā)人員除全職外，認(rèn)定條件中還允許兼職、臨時的研發(fā)人員等諸多形式，為我們解決此類問題提供可行方法。研發(fā)人員不夠，兼職來湊。